Onboarding : comment faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

L’onboarding est l’ensemble des méthodes d’accueil mises sur pied par les entreprises pour une meilleure intégration des nouveaux arrivants. C’est grâce à ce processus qu’ils pourront bien embarquer dans la société et s’y sentir à l’aise pour un bon rendement. Pour faciliter l’application de ce dispositif, il y a plusieurs choses à faire. Voici ci-dessous les plus importantes !

Annoncer la venue du nouveau collaborateur

Prévenir les autres collaborateur de la venue d’un nouveau est essentiel, surtout s’il s’agit du remplacement d’un autre ancien employé. Cela évitera d’embarrasser les uns et les autres le jour où ce dernier prendra service. C’est l’employeur qui devra se charger de cela. Il pourra le faire en leur envoyant un message informatif par mail.

Il est possible aussi de le faire au cours de certains événements récréatifs de l’entreprise, notamment un team building, un séminaire d’intégration, etc. Il existe plein d’idées pour optimiser l’intégration avec l’onboarding sur la toile qui peuvent aider à présenter efficacement les nouvelles recrues.

Établir un document d’accueil

Pour faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur, l’employeur doit réaliser un document d’accueil qu’il remettra à ce dernier le jour de sa prise de service. Ce document doit contenir toutes les informations administratives et pratiques liés à la structure qui l’a engagé. On peut citer notamment :

• Les horaires de travail,
• Les statuts et le règlement internes de la société,
• Les statuts du CSE,
• L’accès aux différents réseaux de téléinformatique et de télécommunication à l’interne,
• Les schémas de l’organisation de l’entreprise,
• Les plaquettes de divers articles de celle-ci,
• Ses différents événements, etc.

En indiquant ces données dans le document d’accueil, le nouveau salarié pourra s’imprégner facilement de l’image et du fonctionnement de la société. Cela pourra répondre à ses différentes questions. Aussi, l’employeur n’aura plus à se gêner pour lui expliquer trop de choses liées au fonctionnement de la société. Par ailleurs, pour que le nouveau collaborateur soit vraiment à l’aise au sein de l’entreprise, il faut que son poste, soit assuré. 

Cela implique que l’employeur doit lui fournir tous les indispensables pour la réalisation de son travail. On peut citer les fournitures et les équipements de travail, les codes et identifiants pour accéder aux outils informatiques. Ce n’est que de cette façon qu’il pourra se sentir bien accueilli et pourra s’intégrer rapidement.

Trouver un parrain à ce dernier

Pour faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur, le fait de lui trouver un parrain, pourra grandement aider. C’est ce dernier qui se chargera d’accueillir le nouvel employé, et de l’accompagner surtout les premières semaines de son séjour au sein de la société. Il devra établir avec le nouveau collaborateur une relation de confiance.

Ainsi, celui-ci pourra aisément demander son aide en cas de besoin et lui confier ses diverses zones d’ombres. Le parrain doit se proposer volontairement pour un fonctionnement optimal de la relation. Il doit être un employé avec plus d’années d’ancienneté. Ainsi, il aura un grand nombre d’expériences à partager avec le nouveau venu.

C’est aussi le parrain du nouvel arrivant qui s’occupera de lui faire visiter les différentes sections de la société. On en profitera pour présenter les employés qui ont en charge la gestion de ces services. Chaque responsable devra donner les informations qu’il faut sur sa section pour une meilleure orientation de la nouvelle recrue. 

Les anciens employés doivent rester à l’écoute de ce dernier, surtout le parrain, le manager ou le responsable des ressources humaines. De cette façon, l‘onboarding RH sera plus facile.

Organiser des créneaux d’échange pour favoriser les relations

Les relations que les autres employés auront avec le nouvel arrivant pendant les premiers jours de travail, seront déterminantes pour réussir l’onboarding. Pour favoriser de bonnes relations, l’employeur peut décider d’organiser des sorties ou des déjeuners toute son équipe. 

Cela permettra de plonger le nouveau collaborateur dans l’ambiance de l’équipe. Il est possible même de trouver sur Internet des modèles de jeux d’intégration personnalisables dont il peut s’inspirer. Ainsi, il pourra organiser des activités d’équipe attrayantes qui plairont tous les employés.