Comment organiser un séminaire professionnel de qualité ?

En tant que professionnel de la formation, vous serez souvent amené à former les employés à diverses compétences non techniques, telles que la formation au leadership, en trading de cryptomonnaies, la communication ou la gestion du temps. Ces séminaires peuvent être longs et épuisants pour les employés qui ont des journées de travail complètes en amont. 

Pour organiser un séminaire réussi, il est important de se rappeler que votre public est là parce qu’il veut apprendre quelque chose de nouveau. Pour y parvenir, vous devez rester simple et vous concentrer sur les 10 grands principes de tout bon séminaire réussi.

Déterminer les objectifs organisationnels d’un séminaire sur la qualité

Avant de commencer à organiser un séminaire, vous devez connaître les objectifs organisationnels. Cela vous aidera à vous concentrer sur les bons domaines pendant l’organisation et la réalisation du séminaire.

Si votre objectif est d’améliorer la fidélisation client, vous devez vous assurer que vous abordez les problèmes qui poussent les gens à partir et qu’à la fin de l’événement, vous avez des solutions. Si votre objectif est d’améliorer le développement des affaires, vous devez vous assurer que vous abordez les problèmes qui affectent la croissance de votre entreprise. Si votre objectif est d’optimiser la productivité de vos employés, vous devez vous assurer que vous résolvez les problèmes qui affectent leurs activités quotidiennes. 

Si votre objectif est de motiver vos employés, vous devez vous assurer que vous traitez les problèmes qui affectent leur moral et leur bonheur. Et enfin si votre objectif est de réduire les coûts, vous devez vous assurer que vous traitez les problèmes qui affectent vos dépenses de base.

Définir un thème précis et un rythme formaté

Un séminaire doit toujours avoir un thème précis et pertinent qui guidera l’organisation générale et le contenu du séminaire. Cela permettra de concentrer et de guider l’attention des participants. Le thème peut également créer un rythme qui guidera le déroulement du séminaire, vous permettant d’aborder différents sujets et de fixer un timing pour chaque intervenant. Cela permettra de faire avancer le séminaire sans aucune interruption.

Budgétiser correctement tous les aspects du séminaire

Il y a de nombreux aspects à prendre en compte lors de la budgétisation d’un séminaire. Ceci est particulièrement important lorsque le séminaire est financé par votre entreprise. Voici les principaux aspects à prendre en compte lors de la budgétisation d’un séminaire :

• Le lieu de réception
• Le traiteur
• Les stationnements et parkings
• Le budget com’ et publicité
• Le matériel de diffusion

Le lieu aura un impact majeur sur le succès de votre séminaire, alors choisissez judicieusement et sélectionnez un endroit fonctionnel et pouvant accueillir la taille de votre public. Le service de restauration doit être sélectionné avec soin et budgétisé avec attention. Il doit être sélectionné pour répondre aux goûts de la majorité de votre public. Le stationnement peut être un problème majeur pour les employés, veillez donc à prévoir un parking adéquat et à organiser le transport vers et depuis le lieu de la réunion si nécessaire. 

La publicité est importante et peut faire la différence entre le succès et l’échec. Veillez à faire de la publicité pour le séminaire de manière à attirer le public visé. Les supports audio et visuels doivent être soigneusement sélectionnés et budgétisés. Ils doivent être en rapport avec le thème du séminaire et apporter une valeur ajoutée au public. Le matériel est un élément essentiel de tout séminaire. Veillez à budgétiser la publication des documents à distribuer, ainsi que tout autre matériel nécessaire pour soutenir le séminaire.

Sélectionnez et validez un lieu pour l’événement

Avant de choisir définitivement un lieu pour votre séminaire, vous devez vous assurer qu’il est à la fois approprié et adapté au séminaire. Vous devez également vous assurer qu’il est disponible à la date souhaitée. En fonction du thème du séminaire, vous pouvez choisir un lieu qui soit fonctionnel ou symbolique. Vous devez également tenir compte de la distance que vos employés doivent parcourir. 

Un lieu proche de vos employés permettra de réduire les frais de déplacement. Lors de la validation d’un lieu, vous devez examiner ses exigences en matière d’espace, son accessibilité et son coût global. Vous devez également vous assurer que vous avez accès à l’emplacement et à ce qui est nécessaire pour l’installation ainsi qu’aux autres services requis, comme le stationnement.

Valider une date

Lorsque vous choisissez une date pour votre séminaire, vous devez tenir compte de quelques éléments. La chose la plus importante est de choisir une date qui réduira la charge de travail de vos employés. Vous devez également prendre en considération les conditions météorologiques du lieu, surtout si vous prévoyez un événement en plein air. 

Lorsque vous choisissez une date pour votre séminaire, vous devez savoir qu’il existe différentes saisons pour organiser des événements. Vous devez connaître les avantages et les inconvénients de chaque saison et choisir celle qui convient le mieux à votre séminaire.

Créer un plan quotidien détaillé pour l’organisation

La veille du séminaire, vous devez vous assurer de finaliser tous les détails du séminaire, y compris la préparation des documents, la disposition des places et les dernières retouches à apporter au lieu. Veillez également à informer tous les intervenants de leur heure de présentation et de l’ordre dans lequel ils s’adresseront au public. 

La veille du séminaire, veillez à faire une dernière répétition du séminaire. Cela vous aidera à identifier les éventuels changements à apporter avant le séminaire et vous donnera une idée de la manière dont tout se déroulera le lendemain.

Créez un programme précis avec les horaires des intervenants

En créant un programme précis avec les horaires des intervenants, vous pourrez maintenir le rythme du séminaire, garder le public engagé et réduire les interruptions. Vous pouvez créer une liste d’intervenants comprenant le nom de chaque intervenant, le sujet qu’il abordera, l’heure à laquelle il parlera et l’heure prévue de la pause. Vous pouvez ensuite partager cette liste avec les orateurs et leur faire signer les informations. 

Cela vous aidera non seulement à maintenir le rythme de l’événement, mais aussi à donner aux orateurs une idée de ce que l’on attend d’eux. Cela les aidera à arriver préparés et à l’heure. Vous pouvez également créer une salle de conférence dans les coulisses où les orateurs peuvent se rendre avant leur présentation. Ils disposeront ainsi d’un endroit calme pour se préparer et seront à l’abri des distractions.

Annoncez et préparez votre événement longtemps à l’avance

Que ce soit une formation dans le domaine du bien-être ou autre, il est important de faire de la publicité pour votre séminaire tout en l’organisant. Non seulement elle contribuera à attirer l’attention de vos employés sur le séminaire, mais elle vous aidera également à atteindre d’autres personnes qui pourraient être intéressées par la participation au séminaire. Vous pouvez vous adresser à différents médias, tels que les journaux et les magazines, pour faire de la publicité pour votre séminaire. 

Vous pouvez également envisager d’utiliser les médias sociaux pour faire connaître votre séminaire, mais vous devrez faire preuve de créativité. Il existe de nombreuses plates-formes publicitaires gratuites ou peu coûteuses que vous pouvez utiliser pour faire la publicité de votre séminaire. Vous devez les approcher le plus tôt possible afin de maximiser les avantages de la publicité.

Prévoyez du temps pour les répétitions et l’entraînement la veille

La veille du séminaire, veillez à consacrer du temps à la répétition et à la préparation du séminaire. Cela vous permettra d’identifier les points faibles de votre présentation et de les ajuster en conséquence. Veillez également à donner à vos intervenants suffisamment de temps pour préparer leur présentation. 

Cela les aidera à se détendre et les empêchera de se sentir pressés ou sous pression le jour du séminaire. Il est également important de laisser aux orateurs le temps de s’entraîner à leur présentation. Cela leur permettra d’identifier leurs points faibles et de les adapter en conséquence.

Obtenez un retour d’information sur votre événement

Une fois le séminaire terminé, assurez-vous de recueillir les commentaires des employés et des orateurs. Cela vous permettra de savoir ce qui a marché et ce qui n’a pas marché, et vous aidera à vous améliorer pour votre prochain séminaire. Vous pouvez approcher vos employés en leur envoyant une enquête en ligne ou en leur demandant de remplir un formulaire d’évaluation après le séminaire. 

Vous pouvez également approcher les intervenants et leur demander de vous faire part de leurs commentaires sur leur expérience. Ce sont les 10 principes de tout séminaire réussi. Maintenant que vous savez comment organiser un séminaire de formation de qualité, vous pouvez vous concentrer sur les choses qui comptent le plus.