Comment gérer les absences avec un SIRH ?

Pour tout responsable RH, l’installation d’un logiciel SIRH est devenue presque indispensable. Il permet en effet d’optimiser la gestion du personnel. Grâce aux différents modules, les tâches récurrentes se font avec une rapidité exponentielle. C’est le cas de la gestion des absences en entreprise. Si vous venez de doter votre structure d’un SIRH, voici comment l’utiliser efficacement pour une parfaite administration des cas d’absentéisme.

Simplifiez les processus de demande et d’information

Pour gérer les absences de vos collaborateurs, vous aurez à faire énormément de sacrifices, surtout dans une entreprise de grande taille. Grâce au logiciel SIRH, la distribution des jours de congé devient automatique. Le logiciel prend en compte le contrat de travail de chaque travailleur et la législation en vigueur. Jour de fractionnement, de repos, de RTT, gestion de congés, tout est pris en compte. S’il s’agit d’une équipe internationale, le système peut tenir compte des contraintes locales.

Tous les collaborateurs peuvent consulter le logiciel. De cette façon, ils pourront prendre connaissance de leurs jours de congé. Ainsi, ils sont au courant de tout ce qui a rapport à leur situation. Les demandes de congés sont faciles vu que c’est désormais le travailleur même qui les initie. Elles sont ensuite diffusées dans le circuit pour approbation. Une fois obtenue, une mise à jour automatique est effectuée.

Le SIRH permet aux responsables RH de disposer de tableaux de bord. Ceux-ci prennent en compte le regroupement de toutes les informations relatives aux plannings, aux astreintes, aux remplacements, aux frais.

Automatisez le calcul des soldes

Pour valablement gérer les absences, il faut au préalable créer dans le logiciel des workflow de validation des demandes. Ensuite, définissez des règles standards suivant lesquelles vous attribuez les soldes de congés et de vacances. Grâce au SIRH, un calcul automatique des jours d’absence se fait en prenant en compte le type d’absence, le groupe, le statut du collaborateur et l’employeur. Ce module s’occupe de la gestion des astreintes, des jours fériés, des temps partiels et des permanences. 

Pour faciliter les choses, il faut dans le logiciel, mettre à jour sur le portail de chaque salarié les absences qui lui seront concédées selon les règles prédéfinies et la législation en vigueur. De cette façon, le logiciel procède immédiatement aux vérifications quand celui-ci saisit une demande d’absence. La vérification consiste à signifier si oui ou non la demande est valable, les pièces manquantes et celles de trop.

Diffusez des plannings mensuels ou annuels.

Le SIRH permet d’afficher pour un travailleur ou toute une équipe, les plannings mensuels ou annuels des absences. Ils sont identifiés par des codes couleur. Vous pouvez aller jusqu’à insérer les missions, les sorties, les dates d’absence et jours de retour.  

Une analyse grâce à la vue d’ensemble

Munissez-vous d’un tableau de bord qui vous donne une vue d’ensemble de toutes les absences de vos salariés. Grâce à la rapidité du système, vous pourrez facilement gérer et calculer les droits, établir une liste de ceux acceptés, une autre de ceux rejetés, effectuer des modifications et des mises à jour. Grâce à leur libre accès, les travailleurs et les managers sont immédiatement notifiés des différents changements apportés. Ensuite, vous avez la possibilité, par le biais du SIRH, de faire des reportings réguliers. Effectuez des statistiques sur l’absentéisme, veillez à la responsabilité de l’entreprise. Mettez enfin en place des actions de prévention des risques psycho sociaux.